Mieter-Checkliste: Besichtigung protokollieren in Deutschland

Als Mieter in Deutschland ist es wichtig, Besichtigungstermine sorgfältig zu dokumentieren. Ein schriftliches Protokoll, Fotos und eine klare Zeitangabe helfen, bei Streit über Schäden, Zugang oder Renovierungen Beweismittel vorzulegen. Diese Anleitung zeigt Ihnen praxisnahe Schritte, welche Formen und Fristen relevant sind und wie Sie den Vermieter sachlich informieren. Sie lernen, welche Angaben ein Protokoll enthalten sollte, wie Sie Zeugen einbeziehen und welche rechtlichen Grundlagen (z. B. Pflichten des Vermieters) zu beachten sind^[1]. Verwenden Sie die Checkliste vor, während und nach dem Termin, damit Ihre Rechte als Mieter in Deutschland geschützt bleiben. Am Ende finden Sie eine praktische Anleitung, FAQ und offizielle Links zu Gesetzen und Gerichten, damit Sie schnell die richtige Stelle für Fragen oder Beschwerden finden.

Wie protokollieren bei Besichtigungsterminen?

Ein klares Protokoll reduziert Unsicherheiten. Notieren Sie Datum, Uhrzeit, Namen aller Anwesenden und sichtbare Mängel. Fotos mit Zeitstempel sind besonders aussagekräftig. Senden Sie das Protokoll nach dem Termin zur Dokumentation an den Vermieter per E‑Mail oder Einschreiben.

• Datum und genaue Uhrzeit des Termins notieren.
• Namen und Kontakt der anwesenden Personen festhalten.
• Fotos und kurze Bildbeschreibungen mit Datum speichern.
• Sichtbare Mängel (Feuchtigkeit, Heizung, Fenster) präzise beschreiben.
• Protokoll unterschreiben lassen oder Bestätigung per E‑Mail anfordern.
• Zutritt, Schlüsselübergabe oder besondere Absprachen dokumentieren.
• Hinweise zu Nebenkosten, Kaution oder geplanten Renovierungen notieren.
• Protokoll sicher aufbewahren (digital + Backup).

Beweissicherung und Kommunikation

Senden Sie nach dem Termin eine sachliche E‑Mail mit dem Protokoll an den Vermieter und fordern Sie eine kurze Empfangsbestätigung an. Wenn nötig, schicken Sie das Protokoll per Einschreiben. Halten Sie Fristen ein, wenn Reparaturen angekündigt oder zugesagt werden.

Formulare und Fristen

Es gibt keine bundesweit einheitliche Pflichtformular für Besichtigungsprotokolle, aber für rechtsverbindliche Schritte brauchen Sie offizielle Regeln und Vorlagen. Bei Kündigungen oder Klagen gelten die Vorschriften des BGB und die zivilprozessualen Regeln der ZPO^[1][2]. Ein Muster für Kündigungsschreiben kann beim Bundesministerium eingesehen werden^[3].

• Kündigungsschreiben (Muster des Ministeriums) – Beispiel: verwenden, wenn Sie selbst kündigen oder auf eine Kündigung reagieren müssen.
• Mängelanzeige mit Fristsetzung – schreiben Sie klar, welche Frist Sie setzen (z. B. 14 Tage).
• Räumungsklage oder Streitfälle gehen in der Regel vor das Amtsgericht, danach sind Landgericht und BGH mögliche Instanzen^[4].

FAQ

Bin ich verpflichtet, Besichtigungstermine zu erlauben?

Der Vermieter hat grundsätzlich ein berechtigtes Interesse an Besichtigungen, muss aber Termine rechtzeitig ankündigen und Ihre Privatsphäre wahren; genaue Pflichten stehen im BGB^[1].

Wie lange soll ich Protokolle und Fotos aufbewahren?

Bewahren Sie Nachweise mindestens bis zur Klärung des Falls auf; bei laufenden Streitigkeiten und möglichen Ansprüchen empfiehlt sich eine Aufbewahrung von mehreren Jahren.

Wohin kann ich mich wenden, wenn es Streit gibt?

Bei rechtlichen Auseinandersetzungen ist das Amtsgericht zuständig; in höheren Instanzen entscheidet ggf. das Landgericht oder der BGH über Grundsatzfragen^[2][4].

Anleitung

1. Vor dem Termin: Terminbestätigung schriftlich anfordern und Fragen zur Dauer und Teilnehmerzahl klären.
2. Während des Termins: Systematisch Räume, Mängel und Zustände fotografieren und kurz beschreiben.
3. Wichtiges dokumentieren: Wer hat Zugang gewährt, wurden Schlüssel übergeben oder besondere Absprachen getroffen?
4. Nach dem Termin: Protokoll per E‑Mail und, falls nötig, per Einschreiben an den Vermieter senden und Empfang bestätigen lassen.
5. Bei Nichtbehebung: Frist setzen und bei Bedarf gerichtliche Schritte prüfen (Amtsgericht als erste Instanz).

Hilfe und Unterstützung / Ressourcen

• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) – gesetze-im-internet.de
• Zivilprozessordnung (ZPO) – gesetze-im-internet.de
• Bundesgerichtshof (BGH) – bundesgerichtshof.de

1. [1] BGB §§535–580a (gesetze-im-internet.de)
2. [2] ZPO (gesetze-im-internet.de)
3. [3] Muster Kündigungsschreiben (Bundesministerium, bmj.de)
4. [4] Bundesgerichtshof (bundesgerichtshof.de)